CARA KERJA EMAIL

Email merupakan singkatan dari electronic mail, yang berarti surat elektronik. Email merupakan media surat menyurat yang dilakukan melalui media elektronik alias komputer. Dengan email, komputer-komputer di seluruh dunia, yang terhubung dalam jaringan internet, bisa saling mengirim pesan, sebagaimana layaknya Anda mengirim surat kepada rekan-rekan Anda yang tingal di belahan dunia yang lain.

Dilihat dari cara kerjanya, proses pengiriman email sebenarnya tidak jauh berbeda dengan surat konvensional. Untuk mengirim surat, pertama kali Anda mengantar surat tersebut ke kantor pos terdekat. Pihak kantor pos akan mengumpulkan seluruh surat yang masuk, menyortirnya berdasarkan wilayah tujuan, lalu mendistribusikan surat-surat tersebut ke alamat tujuan masing-masing.

Email pun bekerja dengan cara seperti itu. Ada dua protokol utama yang mengatur lalu lintas surat elektronik. Protokol pertama bernama SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), yang bisa dianalogikan sebagai kantor pos, dan berfungsi untuk mendistribusikan pesan-pesan yang Anda kirim ke alamat tujuan. Sedangkan protokol kedua bernama POP3 (Post Office Protocol version 3), yang bertugas menangani pesan-pesan elektronik yang masuk ke kotak pos Anda.

Ketika Anda mengirim sebuah pesan elektronik, komputer Anda akan mengarahkan pesan tersebut ke sebuah SMTP server, untuk diteruskan ke mail-server tujuan. Mail-server tujuan ini bisa dianalogikan sebagai kotak pos di pagar depan rumah Anda, atau kotak PO BOX di kantor pos. Pesan-pesan yang terkirim akan tetap di tempat tersebut hingga si pemiliknya mengambilnya. Urusan pengambilan pesan elektronik tersebut ditangani oleh protokol bernama POP3 tadi.

Kelebihan email, yaitu praktis. Pengiriman email dapat dilakukan dengan mudah setiap saat dan dimanapun kita berada. Selain itu proses berkirim email pun dapat dilakukan dengan sangat cepat ke seluruh dunia sehingga dapat menghemat uang dan waktu dalam berkirim surat. Selain mempunyai kelebihan email juga mempunyai beberapa kelemahan, diantaranya yaitu memungkinkan terjadinya pemalsuan identitas, terjadi proses penyadapan informasinya, memungkinkan terjadinya penipuan, penyalahgunaan dokumen, khususnya jika terjadi kesalahan pengiriman email.

Jenis – jenis email yaitu :

1. POP Mail, email jenis ini sama dengan email yang Anda terima dari ISP Anda (bagi Anda yang connect internet dari rumah atau kantor).
2. Web Based email, email jenis ini merupakan email yang ditawarkan berbagai situs seperti Yahoo, Hotmail, BolehMail, LoveMail dan lain-lain.
3. Email Forwarding, email jenis ini akan terasa manfaatnya bagi Anda yang belum menemukan layanan email yang cocok alias suka gonta-ganti email. Pada prinsipnya email forwarding ini merupakan layanan email yang meneruskan email yang dikirim kepadanya ke account email Anda yang lain.

Cara kerja pengiriman data email sama dengan cara sebuah data dikirimkan melalui internet. TCP memecah pesan yang kita sampaikan menjadi paket-paket kecil, kemudian IP Protokol (routers) mengirimkan paket-paket tersebut ke tujuan dan setelah sampai ketujuan kemudian TCP menggambungkan kembali pesan-pesan yang diterima di server penerima sehingga pesan tersebut dapat dibaca.

Berikut adalah gambaran sederhana dari cara kerja email :

Pada gambar di perlihatkan urusan proses peniriman e-mail. Langkah yang akan terjadi adalah sebagai berikut,

1. Ani (ani@a.id) menulis e-mail-nya di komputer menggunakan perangkat lunak untuk menulis e-mail, seperti, Thunderbird atau Evolution. Pada kolom To: di masukan alamat tujuan e-mail dalam hal ini beno@b.id. Tombol “Send” di tekan untuk mengirimkan e-mail ke mesin SMTP Server milik ISP A yang bernama smtp.a.id.
2. Setelah mesin smtp.a.id menerima e-mail dari Ani (ani@a.id) yang ditujukan kepada Beno (beno@b.id). Server smtp.a.id men-cek alamat e-mail tujuan (dalam hal ini beno@b.id). Mesin smtp.a.id membutuhkan informasi ke server mana e-mail untuk mesin b.id harus di tujukan. Untuk memperoleh informasi tersebut mesin smtp.a.id bertanya ke Name Server (NS) ns.b.id di Internet yang membawa informasi tentang domain b.id.
3. Mesin Name Server ns.b.id memberitahukan mesin smtp.a.id, bahwa semua e-mail yang ditujukan kepada b.id harus dikirim kepada mesin smtp.b.id.
4. Setelah memperoleh jawaban dari ns.b.id, bahwa e-mail harus dikirim ke mesin smtp.b.id, maka mesin smtp.a.id berusaha untuk menghubungi mesin smtp.b.id. Setelah mesin smtp.b.id berhasil di hubungi, mesin smtp.a.id akan mengirimkan teks e-mail dari Ani (ani@a.id) yang ditujukan kepada Beno (beno@b.id) ke mesin smtp.b.id.
5. Beno (beno@b.id) yang sedang menjalan perangkat lunak pembaca e-mail di komputer-nya akan mengambil e-mail dari server smtp.b.id. E-mail dari Ani (ani@a.id) akan terambil dan dapat di baca secara lokal di komputer Beno (beno@b.id).

Dalam pengiriman sebuah pesan melalui email kita dapat mensisipkan binary files, seperti gambar, video, suara, dan program (executable files). Namun email belum memiliki kemampuan untuk secara langsung menangani binary files, sehingga file pertama kali harus di sesuaikan (encoding) dalam satu bentuk skema penyesuaian. Skema penyesuaian yang pupeler adalah MIME and unecode. Hal ini pada umumnya dikenal dengan istilah attachment. Kemudian seseorang yang menerima pesan email yang di dalamnya terdapat binary files yang di-attachment harus me-decode (menyesuaikan kembali) sesuai dengan cara me-encode file tersebut. Banyak paket perangkat lunak email melakukannya secara otomatis.

Protokol yang dipakai untuk menerima mail disebut dengan Post Office protocol (POP). Protokol ini yang mendefinisikan bagaimana sebuah mail dalam berbagai bentuk (asal dalam format SMTP) diterjemahkan dan diterima oleh sistem yang dimiliki user. Dengan kata lain SMTP adalah gerbang untuk mengirim mail dan sebaliknya POP adalah gerbang untuk menerima mail.