Bentuk Komunikasi Dengan Email

Dalam beberapa hal email memang meniru snail mail, meskipun jelas email memiliki banyak kelebihan lain. Hal ini terlihat jelas pada bentuk komunikasi yang dapat dilakukan dengan email. Bentuk komunikasi dengan email dibedakan menjadi 5 seperti berikut ini.

a. Point to Point Maksudnya adalah mengirimkan email langsung ke sebuah alamat tertentu. Di Indonesia terdapat kesepakatan di antara mereka yang sering berkirim email bahwa cara ini dinamakan japri, singkatan dari jalur pribadi.

b. Carbon Copy / CC Pengertian carbon, di sini analog dengan bila kita mengetik surat (dengan mesin tik konvensional) menggunakan kertas karbon untuk mendapatkan salinannya. Maksudnya adalah sebuah email, selain ditujukan ke sebuah alamat utama juga dikirimkan tembusannya ke alamat lain. Biasanya alamat utama kita tuliskan pada bagian yang diawali dengan “TO”, sedangkan alamat tembusannya kita tuliskan pada bagian “CC”.

c. Blind Carbon Copy / BCC Ini adalah variasi dari CC. Orang yang menerima email yang alamatnya dituliskan pada bagian “TO” oleh pengirim, dapat melihat kepada siapa atau kepada alamat email mana saja email tersebut dikirimkan sebagai tembusan. Dengan cara ini user lain dapat langsung melihat pada bagian “CC”. Kadang-kadang ada kebutuhan untuk mengirimkan sebuah email kepada seseorang tapi kita tidak ingin orang tersebut mengetahui bahwa kita juga mengirimkan tembusannya kepada alamat orang lain, yang biasanya digunakan BCC. Beberapa email client menyediakan bagian “BCC”, selain “TO” dan “CC”. Pada Outlook Express versi 5.01 bagian BCC baru dapat tampak bila kita masuk ke sebuah email baru dan mengklik pilihan View dan All Headers.

d. Distribution list adalah sebuah cara komunikkomunikasi dengan menggunakan email secara satu arah. Biasanya ini dibuat oleh orang yang berkepentingan untuk menyebarluaskan informasi tertentu (pengumuman, berita harian, update mengenai perkembangan suatu proyek, buletin, jurnal, dan sebagainya), tetapi tidak mengharapkan adanya respon dari para penerima emailnya. Untuk itu yang harus dilakukan adalah membuat sebuah alamat tertentu khusus untuk keperluan ini. Bila pengelola distribution list mengirimkan sebuah email ke alamat tersebut, maka alamat itu akan mem-forward email tadi ke semua alamat email yang menjadi pelanggan (subscriber) dari distribution list.

e. Discussion List Discussion list seringkali juga disebut mailing list atau lebih populer dengan milis. Pengertiannya hampir sama dengan distribution list hanya memungkinkan siapa saja yang tergabung menjadi subscriber untuk mengirimkan respon terhadap sebuah email. Akan tetapi belum tentu semua orang dapat begitu saja mengikuti sebuah milis. Kadang-kadang ada milis untuk kalangan yang terbatas, sementara banyak yang terbuka untuk siapa saja.